Systemy ocen okresowych, czyli co z tą żabą?

U dostawców oferujących systemy ocen okresowych powiało grozą…

Coś się zmienia na rynku doradztwa HR, który obserwuję i aktywnie w nim uczestniczę od 17 lat.

Skończyły się prośby klientów biznesowych o oferty na systemy ocen okresowych, zaczęły natomiast docierać maile reklamujące „poprawione systemy ocen okresowych”, „nowoczesne systemy ocen okresowych” oraz kolportujące odkrywczą tezę, a mianowicie, że „śmierć systemu ocen okresowych została ogłoszona przedwcześnie”.

I oczywiście – to musiało nastąpić – pojawiać się zaczęły nawet oferty systemów IT, których zastosowanie ma być panaceum na dotychczasowe bolączki systemów ocen okresowych.

Jeżeli to nie pomoże, to czekam na aplikację na smartfony, która na pewno zadziała. Hmm…?

Systemy ocen na cenzurowanym – klienci szukają ratunku

Jednocześnie klienci coraz częściej pytają nas, co zrobić, żeby posiadane przez nich systemy ocen okresowych jakoś „ucywilizować”, „zneutralizować” a czasem proszą bez ogródek, jak od tego odejść i naprawić wszystkie szkody, które wyrządziły przez lata stosowania.

Lepiej późno niż wcale.

Trzeba też przyznać – i pewnie zarządom firm bardzo trudno to przyznać – że wdrożenie takich systemów z rozbudowanymi zestawami kompetencji kosztowało niemało a wiązano z nimi ogromne nadzieje. Miały uporządkować organizację, dostarczać menedżerom aktualną wiedzę na temat potencjału pracowników, wzmocnić system motywacyjny, umożliwić optymalizację systemu wynagrodzeń, uzasadniały istnienie programów HiPo (pracowników typu „High Potential”), a także – oczywiście – miały zapoczątkować złoty okres powszechnej szczęśliwości w biznesie….

Zagalopowałam się w tych ironicznych wizjach? No może, ale tylko troszeczkę.

W rzeczywistości przez lata, w trakcie których zrealizowałam setki szkoleń i przeprowadziłam tysiące rozmów w dziesiątkach firm, z menedżerami i pracownikami funkcjonującymi w systemie ocen okresowych nie udało mi się spotkać ani jednej osoby, która byłaby z tego zadowolona! Również wśród szefów i specjalistów HR nie znajdowałam zadowolonych, chociaż z innych powodów, niż wśród menedżerów i pracowników zmuszonych do ich stosowania.

Najczęściej to, że system źle działał, szefowie firm i specjaliści HR składali na karb ułomności natury ludzkiej, że na przykład:

  • „menedżerowie się nie przykładają, bo nie rozumieją, jakie to ważne”
  • kierownicy „zawyżają oceny pracownikom, bo nie chcą mieć kłopotów”
  • pracownicy mają pretensje do menedżerów, „bo nie potrafią godnie przyjąć obiektywnej oceny i się z zaangażowaniem poprawiać w obszarze danej kompetencji”
  • menedżerowie „nie potrafią przekazywać ocen okresowych pracownikom w sposób konstruktywny”

Widać tu działanie efektu utopionych kosztów, kłania się zasada zaangażowania i konsekwencji – skoro tyle pieniędzy, energii, czasu i pracy wydatkowano przez lata, to przecież nie można ot tak tego porzucić, na pewno sukces systemu czai się tuż za rogiem, tylko trzeba coś jeszcze w jego stosowaniu poprawić – myślą odpowiedzialne za jego wdrażanie i stosowanie osoby decyzyjne w firmie.

I tak od lat…, lecz jak pisałam na początku, coś się ostatnio na szczęście zmieniło. Może zmieniło się pokolenie decydentów i ci, którzy te systemy ocen okresowych do firm wprowadzali, już w nich nie pracują a nowe pokolenie nie ma tak osobistego stosunku do problemu? A może przebiły się wieści i coraz obszerniejsza literatura biznesowa na temat ich dysfunkcji? Lub nowe pokolenia pracowników mają odwagę głośno mówić, co o tym myślą?

W którym wymiarze wszechświata spotykamy obiektywne oceny?

Czy ludzie mogą się czuć dobrze w firmie, kiedy wiedzą, że raz na rok muszą przeprowadzić ze sobą rozmowę wedle wytyczonego odgórnie i skomplikowanego schematu dotyczącego od kilku do kilkunastu tzw. kompetencji, czyli wzorców postaw i zachowań oraz doszukać się pewnych ich przejawów według zadanych kryteriów, żeby wpisać w tabelkę, na jakim poziomie ta „kompetencja” występuje?

Nie oszukujmy się, te „wzorce” są na takim poziomie ogólności, że 2 osoby oceniające tego samego pracownika mogłyby otrzymać znacznie różniące się wyniki, jeżeli tylko jedna darzyłaby go sympatią a druga nie. Z tego subiektywizmu zresztą oceniani pracownicy doskonale zdają sobie sprawę.

Statystyczny argument ostateczny na rzecz systemów ocen okresowych – czy na pewno?

I tu wymyślono (ciekawe, kto pierwszy wpadł na ten szatański pomysł), żeby „bardziej zobiektywizować” systemy ocen mieszając do nich statystykę. No cóż – statystyka to trudna nauka, na której mało kto się zna, więc argumentu statystycznego nikt nie śmie podważać z obawy o posądzenie o ignorancję.

Czy może wzrastać motywacja, zaangażowanie oraz pozytywne nastawienie pracownika do pracy, menedżera i organizacji, w której – w ramach „większej obiektywizacji” – narzuca się konieczność oparcia ocen o statystyczny rozkład normalny?

Czy wyobrażasz sobie, co czuje menedżer, który dostaje do rozdzielenia na swój zespół normę w formie określonej z góry liczby ocen słabych, średnich i bardzo dobrych? Oczywiście, jeżeli się zbuntuje w stosunku do rozkładu normalnego, to sam ryzykuje, ze obniżona zostanie jego własna ocena, bo to będzie oznaczało, że nie potrafi „obiektywnie oceniać”.

Niektórzy z czytających uznają, że to musi być opowieść science fiction z domieszką  Mothy Pytona i oparów absurdu, lecz wiem, że jeżeli pracujesz w dużej firmie, lub korporacji międzynarodowej, wcale nie jest Ci wesoło.

Zalecany sposób „konstruktywnej rozmowy oceniającej” polega na poinformowaniu pracowników, o ile i w jakich aspektach odbiegają od idealnego wzorca w danej kompetencji przewidzianej dla ich stanowiska. A konstruktywność uzyskuje się mówiąc chłodno i bez emocji (na tyle, na ile menedżer potrafi w tej sytuacji).

Czasem organizacje – w imię swoiście rozumianego „partnerstwa” – narzucają dyskurs, w którym mówi się, że podwładny z szefem „negocjuje kontrakt” na temat tego, kiedy i jak pracownik poprawi się w wyznaczonym obszarze.

Czy ktoś na sali wierzy w te „negocjacje”?

Czy kiedyś, jak ktoś wytknął Ci wady oraz niedoskonałości i odpytywał, kiedy się wreszcie poprawisz, to wzrosła Ci ochota do ćwiczeń w tym zakresie? Czy pogłębiła się relacja z krytykującym, wzrosło zaufanie do niego, a może sympatia? A może pamiętasz takie sytuacje ze szkoły…

Już  E. Deming, twórca TQM oraz podwalin filozofii Toyoty, był zdecydowanym przeciwnikiem systemów ocen okresowych jako niszczących wewnętrzną motywację i zaangażowanie pracowników.

A D. Kahneman – wybitny psycholog i w dodatku noblista z 2002 roku z ekonomii – przekonywał, że NAPRAWDĘ lepiej jest chwalić niż krytykować!

Przede wszystkim trzeba pożegnać się z mitem „obiektywnej oceny”, ocena jest zawsze subiektywna i wszelkie działania zmierzające do ukrycia jej subiektywnej istoty zakrawają na manipulację.

Kompetencje typu „kreatywność”, „współpraca”, „zorganizowanie”, z konkretem i obiektywizmem niewiele mają wspólnego. Każdy szef ocenia pracowników wg własnych filtrów (przekonań, wartości, cech osobowości, doświadczeń, itp.), te oceny między menedżerami nie mają żadnego waloru porównywalności i muszą rodzić poczucie niesprawiedliwości oraz frustrację u większości ocenionych… poniżej oceny maksymalnej. A jak do tego dodamy jeszcze zwykłe ludzkie sympatie i antypatie, wynikające w gruncie rzeczy z zupełnie nieuświadomionych i nie mających z pracą wiele wspólnego czynników – widać, że obiektywizm menedżera, to mit.

Do tego mit szkodliwy, ponieważ niektórzy menedżerowie naprawdę uwierzyli, że są obiektywni!

Toksyczny związek ocen okresowych z wynagrodzeniami

Powszechnie wiąże się też w firmach wynagrodzenia z ocenami generując następne problemy:

  1. jak szef da wysoką ocenę, to pracownik będzie zadowolony i zmotywowany, ale może poprosić o większą podwyżkę
  2. jak szef obniży ocenę, to będzie argument, żeby nie dawać podwładnemu podwyżki, ale pracownik będzie sfrustrowany i zacznie gorzej pracować

Huston, mamy problem!

Systemy ocen okresowych i patologiczne gry organizacyjne

A czy system ocen okresowych motywuje pracowników w ciągu roku do otwartego przyznawania się do swoich słabości, wymagających pracy deficytów umiejętności, czy błędów?

No w przypadku inteligentnych pracowników, którzy rozpoznali zasady tej gry, trudno by się było spodziewać szczerości w tym zakresie.

Jakie to może rodzić skutki dla organizacji? Ja widzę tylko fatalne.

Jeżeli przypomnimy sobie narzucony rozkład normalny w ocenianiu, to logiczną konsekwencją tego będzie również nasilenie rywalizacji w zespole (jest przecież konkurencja między pracownikami, kto „załapie się” na reglamentowane najwyższe oceny), często na zasadach gry: wszystkie chwyty dozwolone.

Czy w tej sytuacji ktoś naprawdę myśli o rozwoju kompetencji, czy też wszyscy myślą o otrzymaniu najlepszej oceny w rozdaniu bez względu na to, jaka jest prawda.

Czy pracownicy w tej sytuacji mogą się poczuć zmotywowani? Pracownicy są zestresowani lub wkurzeni, szefowie zresztą w większości też, bo czują, że nowa runda rozmów na temat ocen okresowych dostarczy im w zespole problemów, obniży morale, zabierze sporo czasu, zaogni konflikty i zepsuje relacje.

Po co więc organizacje zafundowały sobie taki problem? Poza wspomnianymi wcześniej oczekiwaniami, znaczenie ma wiara zarządów firm, że te systemy dadzą im poczucie kontroli i bezpieczeństwa, a zapracowanym HR-owcom poczucie, że naprawdę robią dobrą robotę, dostarczają wartościowej informacji i są solidnym partnerem biznesowym. Dobrymi intencjami, jak wiemy, piekło itd… W dodatku przez długi czas w to wierzyliśmy, trudno się przyznać do błędu.

Jak z tego wyjść?

Co robić, jak już jemy tę żabę zwaną systemem ocen okresowych i straciliśmy nadzieję, że zamieni się ona kiedykolwiek w pięknego księcia lub księżniczkę?

O tym w następnym odcinku bloga 🙂

Zobacz też program szkolenia prowadzonego przeze mnie, w trakcie którego pokazuję nowe podejście do motywowania i ocen okresowych Trening menedżerski, czyli sztuka motywowania i oceny pracowników oraz zarządzania zespołem w praktyce

Trening menedżerski

O autorze

Anna Podgórska

Założycielka i CEO Homo Creatore, menedżer, doradca i trener biznesu, wykładowca na studiach podyplomowych Executive MBA ALK

Zobacz więcej
  • Marek Bisztyga

    Nareszcie ktoś odważył się poruszyć ten z lekka pachnący temat. Dzięki.
    To nie systemy były/są złe, lecz koncepcja.

  • Były_kursant

    Pani Aniu, a kiedy można się spodziewać drugiej części? Pytam, bo czuję niedosyt lekturą.