7 rad, jak zarządzać zespołem w trudnej sytuacji

Co robić będąc szefem w sytuacji nagłej zmiany z Czarnym Łabędziem w tle.

Stało się. Pojawiło się trudne do przewidzenia wydarzenie o globalnym zasięgu, wywierające na nas ogromny wpływ i zwane za Nassimem Talebem „Czarnym Łabędziem”. Pandemia koronawirusa i nagłe zastopowanie działalności wielu firm, spowodowała konieczność rozwiązywania problemów, które nam do tej pory w najgorszych snach zapewne nie przychodziły do głowy.

Jeżeli jesteś liderką, czy liderem zarządzającym zespołem, to stoją przed Tobą wyzwania, do których prawie nikt się nie przygotował. Potraktuj to jako szansą a nie katastrofę. Rozwiązania, które zastosujesz dziś i teraz sprawdzone w najtrudniejszych okolicznościach, tym bardziej przydadzą Ci się do zarządzania zespołem w przyszłości.

W sytuacji zagrożenia – poza oczywistymi aspektami związanymi ze zdrowiem i bezpieczeństwem – najistotniejsze dla Ciebie jako szefa powinny być kwestie psychologiczne. Pokażę Ci kilka kluczowych punktów, które potrzebujesz teraz uwzględnić. Te rady pomogą Ci w lepszym przejściu z zespołem przez krytyczną sytuację. Wdrożenie proponowanych rozwiązań ułatwi Ci później wejście w zarządzaniu zespołem na wyższym poziom zaangażowania, współpracy i efektywności.

Wszystkie problemy i wyzwania, o których dalej mówię to moja codzienność –  z sukcesem prowadzę moją firmę już ponad 20 lat i przeszłam wiele wyzwań oraz kilka kryzysów!

Przejdźmy do nazwania konkretnych problemów, z którymi teraz się spotykamy, ponieważ kiedy wiesz, z czym musisz się zmierzyć, łatwiej będzie Ci dobrać i wdrożyć skuteczne działania.

Ludzie są bardzo różni i często trudno zrozumieć ich wybory i zachowania

Która z wymienionych dalej przeze mnie kwestii jest najistotniejsza, to zależy od danego człowieka i jego osobistych uwarunkowań. Tę radę potrzebujesz uwzględnić przede wszystkim, jeżeli jesteś szefem: ludzie są różni, nie sądź ich swoją miarą. Zanim zaczniesz rozmawiać z ludźmi przeanalizuj, czy mają tę samą perspektywę, co Ty. Sprawdź też, jaki jest ich stan emocjonalny i odporność psychiczna.

Odporność psychiczna szefa i podwładnych to podstawa w trudnym czasie

Niektóre z tych problemów mogą dotyczyć Ciebie mniej a inne bardziej i możesz je nawet gorzej znosić, niż Twoi podwładni. Twój stan emocjonalny jako lidera szczególnie mocno wpływa na samopoczucie współpracowników a Twoja własna odporność psychiczna i umiejętność zarządzania emocjami właśnie teraz zyskują na znaczeniu. Potrzebujesz z tym się zmierzyć a przede wszystkim sobie to uświadomić oraz zaradzić słabościom, zanim wyjdziesz do swoich ludzi.

Warto przy bardziej odczuwanych problemach w tym obszarze skorzystać z metody zwanej nieco tajemniczo MTQ48, czyli Mental Toughness Questionnaire z 48 kluczowymi pytaniami oraz z rozmowy z doradcą. Sama z tego narzędzia kilkukrotnie korzystałam.

Problemy pracy zdalnej związane z izolacją i wynikającym z tego obciążeniem psychicznym

Ogromnym wyzwaniem jest w czasie epidemii konieczność przejścia w tryb pracy zdalnej dla zespołu, którego członkowie do tej pory pracowali razem. U niektórych osób pojawiają się duże problemy związane z poczuciem odizolowania i braku bezpośredniego kontaktu z pozostałymi współpracownikami. Nie wszyscy dobrze znoszą pracę w samotności bez możliwości pogadania twarzą w twarz. Ludziom jest taki kontakt potrzebny w mniejszym lub większym zakresie. W tej sytuacji mogę dać Ci trzy praktyczne rady!

  • Korzystaj z video-konferencji F2F z poszczególnymi osobami oraz spotkań video z całym zespołem. To namiastka naszego naturalnego środowiska. Same maile a nawet sesje telefoniczne, czy audio, to za mało. Potrzebujemy widzieć twarz osoby, z którą rozmawiamy, ponieważ dzięki temu zbieramy wiele informacji o jej reakcjach emocjonalnych, o zrozumieniu lub nie naszych intencji. Jest nam to bardzo potrzebne, źle funkcjonujemy bez takiej informacji zwrotnej, budzi się w nas niepokój. Ważne jest też podtrzymywanie więzi wszystkich ze wszystkimi, stąd propozycja sesji zespołowych.
  • Zapewnij ludziom swoje osobiste wsparcie – nawet kilkuminutowe. Przed Tobą stoi w związku z tym zadanie – rozpoznaj, którzy członkowie zespołu potrzebują więcej osobistego kontaktu i szczególnie im go zapewniaj. Dobrą formą mogą być częstsze i mniej formalno-techniczne rozmowy, polegające na takim zwykłym „pogadaniu sobie”, które ma ogromne psychiczne znaczenie. Nawet, jeżeli Ty osobiście tego nie potrzebujesz, to zrób to dla swoich współpracowników.
  • W związku z tym potrzebujesz rozpoznać potrzeby emocjonalne członków Twojego zespołu. Do trafnego rozpoznania skali tych potrzeb może służyć metoda DISC (tu przeczytasz o niej więcej) , czyli praktyczna typologia związana z rozróżnianiem głównych tendencji w zachowaniach ludzi. Na przykład osoby z preferencją tzw. stylu S (Stable, Stałość) oraz I (Influence, Wpływ) szczególnie będą potrzebowały emocjonalnego i pozamerytorycznego kontaktu, natomiast osoby z przewagą C (Compliance, Sumienność, Zgodność) i D (Dominance, Dominacja) poradzą sobie z mniejszym zakresem tej relacyjności.

A jaka jest Twoja osobista tendencja i czy przypadkiem nie dajesz swoim ludziom tego, co Ty potrzebujesz a niekoniecznie to, co im jest potrzebne?

Problemy pracy zdalnej związane ze spadkiem motywacji i efektywności

Następną kwestią są problemy z automotywacją w sytuacji, kiedy ludzie zostali wyrwani z codziennego trybu nawyków związanych z przychodzeniem do pracy. Załamała się codzienna rutyna – w dobrym znaczeniu tego słowa – rozumiana jako zestaw czynności wykonywanych nieświadomie. W ramach tej rutyny następowało również wchodzenie w stan gotowości do pracy. To jest ogromna trudność dla wielu osób, szczególnie dla ludzi prezentujących przewagę stylu zachowania S i C wg wspomnianej metody DISC.

Z załamaniem rutyny i dobrych nawyków związany jest także fakt, że w trakcie przymusowego home office ludzie muszą wykonywać nieco inne rodzaje zadań, niż poprzednio.

Często pojawia się też konieczność zmierzenia się z problemami, na które nie ma jasnych odpowiedzi, sprawdzonych procedur, gdzie można popełnić mnóstwo błędów i nie można się przed tym zabezpieczyć.

Moja rada – zatrzymaj się, wykaż się uważnością. Ogromna jest Twoja rola w tym, aby rozpoznać, których członków zespołu dotyczy ten zestaw trudności. Potrzebujesz im zapewnić zrozumienie, przestrzeń na przeżywanie frustracji a także dostarczyć – komu trzeba – zastępcze procedury, ułatwić szybkie wypracowanie nowych „przebiegów”, stałych punktów dnia i zestawów zadań do wykonania.

Problemy pracy zdalnej związane z nadmierną potrzebą kontroli przejawianą przez szefa

Jeszcze inną trudnością jest dla niektórych menedżerów zapanowanie nad swoją tendencją do kontroli, która w sytuacji pracy zdalnej jest szczególnie wystawiona na szwank. Wielu rzeczy nie daje się zdalnie skontrolować. Obserwowałam, jak zaraz po ogłoszeniu stanu epidemii i zaleceniu pracy w domu pojawiły się na forach HR-owych pytania o narzędzia do rozliczania pracy zdalnej i monitorowania aktywności pracowników: czy są przy komputerach, czym się zajmują, itd.

Nawet jeżeli udałoby się takie programy i aplikacje zainstalować oraz wszystko porozliczać co do minutki, to zgubimy kwestię najważniejszą w tej sytuacji – wzmocnienie poczucia zaufania, ratowanie poczucia bezpieczeństwa, zapewnienie osobistej międzyludzkiej więzi pomagającej nam przetrwać najtrudniejszy czas.

Stąd wynika następna rada – włącz swoją empatię poznawczą na maksa. Duża inteligencja emocjonalna lidera są więc teraz wielokrotnie bardziej ważne niż sposoby i narzędzia dokładnego monitorowania oraz rozliczania realizacji zadań, czy czasu pracy osób, które przeszły w tryb home office.

Tu i teraz nie chodzi tylko o zagrożony biznes, padające KPI i ulatniające się targety. Mamy czas deadline’u. Zazwyczaj nie zastanawialiśmy się nad polskim znaczeniem frazy „deadline” a to jest przecież „linia śmierci”. Jakże często bezmyślnie szafowaliśmy tym dead-linem a teraz pojawiła się blisko prawdziwa Linia Śmierci. Teraz jest Dead-Line na bycie człowiekiem i budowanie relacji pomimo fizycznej odległości.

Potrzebujemy pokonać dzielącą nas odległość w przestrzeni i tworzyć prawdziwe międzyludzkie relacje w zespole, uwzględniając nasze zachowania, emocje a także wartości i motywację do pracy.

O tym będzie bardziej szczegółowo w następnych wpisach na tym blogu, filmach oraz w webinariach. Zapraszam Cię też do prowadzonej przeze mnie grupy na facebooku  Moc Zespołu – Grupa Rozwoju Liderów, gdzie prowadzimy żywe dyskusje i zamieszczamy wiele przydatnych narzędzi oraz webinariów.

O autorze

Anna Podgórska

Założycielka i CEO Homo Creatore, menedżer, doradca i trener biznesu, wykładowca na studiach podyplomowych Executive MBA ALK, certyfikowany doradca metod badania potencjału ludzi i zespołów: DISC D3, FRIS, THOMAS i HOGAN

Zobacz więcej