Moc nawyków w zmianie organizacji

Wyobraź sobie salę z setkami ludzi. Na ich twarzach gości skupienie, wszyscy łączą swoje siły w jednym celu. Stanowią  zespół, a zadanie, które przed nimi stoi na pozór wydaje się jasne i klarowne,  jednak nawet mały błąd może położyć kres ich staraniom. Zwieńczeniem ich wspólnej pracy będzie pokaz na wielką skalę – gigantyczny pokaz domino, który w swoim kulminacyjnym momencie odsłoni przed widzami zapierający dech w piersiach obraz organizacji.

Jedna z setek kostka domina ustawiona milimetr dalej jest w stanie zniweczyć efekt końcowy.

Czy uda im się sprostać temu wyzwaniu?

Pokaż mi Twoje nawyki, a powiem Ci, kim jesteś

Nawyki – te wyuczone, przebiegające na nieświadomym poziomie reakcje powodują kluczowe dla Twojego życia decyzje, prowadzące do pasma porażek bądź sukcesów.
To one nadają kształt sposobowi myślenia, zachowaniom, decyzjom, efektywności, realizacji celów. To, jakie nawyki posiadasz definiuje kształt Twojego życia.

Nawyki są potężnym narzędziem umożliwiającym wprowadzanie realnej zmiany.

Tak jak życie jednostek jest silnie zdeterminowane przez to, jakie nawyki udało im się wykształcić, tak organizacją rządzą zwyczaje i procedury, będące niczym innym, jak właśnie zbiorami nawyków. Uświadamiając sobie te wzorce jesteśmy w stanie z dużym prawdopodobieństwem określić, do jakich efektów mogą prowadzić.

Organizacjom mającym na swoim koncie największe sukcesy, udaje się wdrażać wśród swoich pracowników kluczowe nawyki sukcesu, które pozwalają na wielokrotne zwiększanie ich efektywności i osiągnięć.

To, w jaki sposób pracownicy spędzają przerwę, istotnie odbija się na ich efektywności i jakości wykonywanych przez nich zadań. Badania pokazują, że już dwadzieścia minut drzemki jest w stanie istotnie wpłynąć na poziom stresu, skupienia, produktywności, motywacji a nawet kreatywności. Porównując to rozwiązanie z przerwami poświęconymi przeglądaniu portali społecznościowych,  okraszonymi filiżanką mocnej, czarnej kawy, łatwo możemy przewidzieć konsekwencje obu strategii odpoczywania.

Ilość razy, kiedy sprawdzana jest zawartość skrzynki e-mail w ciągu dnia przez jednego pracownika, może z łatwością przyprawić o ból głowy. Gdybyśmy policzyli czas poświęcony na powtarzające się wykonywanie tej procedury, moglibyśmy określić na co w zamian mógłby zostać ten czas przeznaczony. Porównując tę strategię z odbieraniem wiadomości o określonych porach, zauważymy jak ta różnica odbija się na funkcjonowaniu całej organizacji.

Wiele firm boryka się z problemem w zakresie współpracy, komunikacji oraz delegowania zadań. Często osoba zlecająca jest wielokrotnie bombardowana ogromną ilością pytań i wątpliwości. To prowadzi do jej dekoncentracji i obniża jakość aktualnie wykonywanych przez nią projektów. W alternatywnej rzeczywistości ta sama osoba mogłaby wyznaczyć odpowiadający jej czas i miejsce na rozwiązywanie tych samych kwestii. Obie drogi prowadzą do zupełnie różnych efektów.

Małe zmiany wywołują lawinę pozytywnych bądź negatywnych konsekwencji.

Jak wykorzystać tę wiedzę do wprowadzenia realnej zmiany w organizacji?

Zapraszam Cię w podróż do świata, w którym najnowsze odkrycia „medycyny organizacyjnej” sprawiają, że chorujące organizacje stają się okazami zdrowia i osiągają spektakularny sukces. Zespół lekarski stosując przełomową terapię zmiany nawyków jest w stanie wesprzeć je w dokonaniu  prawdziwej transformacji. Opiera się ona na podstawowej zasadzie: stając się mistrzem wprowadzania nawyków jesteś w stanie zapewnić swojej organizacji sukces.

Pierwsze symptomy zwiastują nadejście kolejnych

Firma X, niegdyś świetnie prosperująca i ciesząca się zaufaniem swoich klientów kancelaria doradcza powoli zapadała na ciężką chorobę. W początkowej fazie pracownicy i osoby zarządzające nie zauważały, że sytuacja przybiera niebezpieczny obrót. Kilka przegranych projektów oraz spadek miejsca w krajowym rankingu uznano za sytuację przejściową, która niebawem się zmieni. Co konkretnie miałoby spowodować tę zmianę?

Organizacje chorują. Kryzys pojawia się nawet w tych, które uznawane są za raj na rynku pracy. Pojawiają się pierwsze symptomy, które dotykają różnych obszarów ich funkcjonowania – jak nasilający się i coraz bardziej dokuczliwy ból głowy, który może być symptomem wielu różnych schorzeń. Symptomy są tym, co potencjalny obserwator może dostrzec na pierwszy rzut oka. Coś jest nie tak. Sprawdzone metody już nie działają a często przynoszą odwrotne do oczekiwanych rezultaty. Sytuacja staje się napięta, a pomysły na przyczynę takiego stanu choć mnożą się w bardzo szybkim tempie, nie przynoszą poprawy.

Choroba zbiera coraz większe żniwa

Pracownicy Firmy X byli coraz bardziej zmęczeni i zestresowani. Ogrom pracy był przytłaczający. Brak jasnej komunikacji dawał się wszystkim we znaki i stanowił przyczynę powstawania konfliktów. Projekty i zadania piętrzyły się w zatrważającym tempie a współpraca nie przebiegała płynnie. Duża ilość bieżących spraw przekładała się na niższą jakość ich wykonywania i większą niż zazwyczaj liczbę pomyłek. Środowisko pracy zmieniło się w pole walki. Każdy chciał za wszelką cenę wykonać swoje obowiązki. Metody, które działały wcześniej, przestały spełniać to zadanie. Konkurencja w szybkim tempie prześcigała firmę X, co negatywnie wpływało na nastroje jej pracowników.

Narastające symptomy uwydatniają coraz większą skalę schorzenia. Ból głowy zamienia się migrenę. Światło tylko zwiększa uczucie dyskomfortu. Zwykłe tabletki przeciwbólowe przestają działać a złe samopoczucie chorującego wpływa na życie całej rodziny. Wszyscy domownicy starają się najciszej, jak to możliwe poruszać po domu, by nie sprawić mu większego cierpienia. Ich starania idą jednak na marne, bo napięta atmosfera tylko zwiększa ryzyko sprzeczki. Potrzebne są nowe rozwiązania, które doprowadzą do wyleczenia.


Jeśli stare, dobre tabletki nie działają może warto pójść do lekarza?

Zmiana staje się nieuchronna. To, co działało wcześniej, jest zupełnie niewystarczające i powoduje jedynie narastanie problemów. Firma X potrzebuje pomocy, by utrzymać swoją pozycję na rynku i mieć szansę ponownego wspinania się po drabinie sukcesu. Kolejny plan naprawczy nie przyniósł upragnionych rezultatów. Pracownicy wykazują coraz większy opór a ich poziom zaufania i zaangażowania obniża się coraz bardziej. Czas na realną diagnozę i wykorzystanie nowych rozwiązań.

Prawidłowa diagnoza zwiększa prawdopodobieństwo powrotu do pełni sił

Firma X, korzystając z pomocy specjalistów dokonała dogłębnej analizy bieżącej sytuacji.

„Mikroskop diagnostyczny” ujawnił przyczynę pogarszającej się kondycji organizacji, będącej jeszcze nie tak dawno okazem zdrowia. Wraz z jej rozrastaniem się powstawały potrzeby wdrożenia nawyków związanych z zarządzaniem czasem. Zwiększająca się liczba zleceń spowodowała, iż dotychczas funkcjonujące zwyczaje i procedury stały się niewystarczające. Firma X, by wrócić do pełni sił potrzebowała nowych umiejętności.

Symptomy zwiastujące problemy zazwyczaj są widoczne na pierwszy rzut oka. Jednak prawdziwa przyczyna i nazwa schorzenia nie zawsze jest taka jasna. Odpowiednio przeprowadzona analiza ukazuje pełną listę czynników, które wpływają na negatywną sytuację. Kiedy wiadomo, co stanowi chorobę i to, w jaki sposób przebiega i postępuje, jesteśmy w stanie dobrać odpowiednią terapię i leki. Zamiast doraźnie i chwilowo działać jedynie na objawy, możemy poddać organizację terapii, zwalczającą prawdziwe źródło choroby.

Plan naprawczy, czyli kluczowe nawyki, które leczą

Firmą X rządziły „złe” nawyki, z zakresu zarządzaniem czasem – całą swoją uwagę organizacja skupiała na bieżących zadaniach, odkładając na bok cele strategiczne. Spotkania podsumowujące odbywały się zbyt rzadko, co było przyczyną powstawania chaosu i niejasności. Kolejny problem stanowił sposób, w jaki były prowadzone. Brak jasnego celu oraz procedury polegającej na przydzielaniu zadań konkretnym osobom, powodowały coraz większe zamieszanie. Spotkania przeciągały się w nieskończoność ze względu na ilość spraw. Rozmowy z pracownikami ujawniły, że większość ich czasu pochłania odpowiadanie na wielokrotne prośby ze strony współpracowników oraz kompulsywne sprawdzanie skrzynki mailowej. Zadania, które mieli wykonywać danego dnia, przeciągały się w nieskończoność zalewane falą bieżących alarmów. Ich listy zadań były zapełnione po brzegi i zupełnie pozbawione realizmu. Przerwy najczęściej spędzali na narzekaniu oraz wymienianiu kąśliwych uwag pod adresem innych osób.

Zwycięstwem Firmy X miało być określenie i zastąpienie tych zwyczajów nawykami sukcesu, które doprowadziłyby ją do oczekiwanych rezultatów. Zdecydowanie potrzebowali nowych procedur, by przywrócić efektywność.

Powstała lista kluczowych nawyków, czyli małych zmian, które miały pociągnąć za sobą kolejne i diametralnie odmienić oblicze Firmy X. Od tej pory spotkania podsumowujące miały odbywać się w każdy piątek o ustalonej porze. Każde z nich miało mieć jasno określony cel, strukturę oraz czas trwania. Każdy pracownik miał doskonale zdawać sobie sprawę, jakie zadania przed nim stoją. Codziennym rytuałem miało stać się przygotowywanie list dziennych, biorących pod uwagę możliwość pojawienia się niespodziewanych spraw. Komputery pracowników miały być wyposażone w system służący do zarządzania projektami i celami. Miały powstać z góry ustalone strategie radzenia sobie w sytuacjach, gdy współpracownik potrzebuje pomocy.

Faza planowania jest kolejnym, kluczowym elementem wprowadzania zmiany. Pacjent, posiadający tak wiele organów, będący pod wpływem ogromnej liczby czynników, potrzebuje jednak uzbroić się w wiedzę i umiejętności, by terapia mogła zakończyć się sukcesem. Często przewidywania, które wydają się proste, w konfrontacji z praktyką mogą przysporzyć problemów i okazać się niedostatecznie dopasowane. Każdy błąd informuje o czymś, czego nie wzięliśmy pod uwagę. Dzięki temu możemy dobrać rozwiązanie, które doprowadzi nas do pożądanego rezultatu.

Wieloczynnikowy proces leczenia

Proces wdrażania zmiany w Firmie X składał się z wielu elementów. Przy wsparciu specjalistów organizacja zwiększyła swoją wiedzę i umiejętności z zakresu zarządzania sobą w czasie. Dzięki zaangażowaniu i współpracy chaos i pogoń za bieżącymi sprawami ustąpiły miejsca planowaniu i efektywności. Sprawnie działające nawyki przywróciły organizacji pozycję i pozwoliły na zwiększanie osiągnięć. Małe, dopasowane do aktualnej sytuacji i potrzeb zmiany przełożyły się na ogromne efekty. Firma X – zgodnie z podstawową zasadą przełomowej terapii zmiany nawyków – stała się mistrzem w ich wprowadzaniu, przecierając sobie drogę do osiągania sukcesów.

Leczenie organizacji jest wieloczynnikowym procesem. Ubiegając się o miano głównego lekarza musimy bardzo dokładnie dobrać zespół oraz wziąć pod uwagę wszystkie czynniki działające na naszą niekorzyść. Doświadczony lekarz zdaje sobie sprawę z zagrożeń oraz szans  i uważnie przygląda się wszelkim sygnałom pojawiającym się w trakcie leczenia. Korzysta ze swojej wiedzy i umiejętności oraz poszukuje informacji u innych ekspertów. Wykonuje serię badań i dokładnie przygląda się ich wynikom, w celu zwiększenia prawdopodobieństwa wyleczenia. Doświadczony lekarz wie, że pacjent jest głównym źródłem informacji. Jego styl życia, leki które przyjmuje, mogą wpłynąć na powodzenie leczenia.

Małe zmiany wywołują lawinę pozytywnych bądź negatywnych konsekwencji.

Do pokazu domino pozostało zaledwie kilka minut. Wszyscy są zmęczeni i zniecierpliwieni. Zdają sobie sprawę, jak wiele zależy od tego przedsięwzięcia. Jeden mały błąd, jedno niedopatrzenie może zniweczyć ich szansę życia. Jeśli go nie popełnili otrzymają kontrakt marzeń. To otworzy im drzwi do międzynarodowej kariery. Nareszcie pokażą, na co ich stać. Miejsca na widowni zajmują kolejne znane i wpływowe osoby. Sala w szybkim tempie zapełnia się. Dookoła słychać rozmowy poruszonych oczekiwaniem zebranych. Oczom wszystkich ukazuje się ogromny ekran z licznikiem czasu. Zaczyna się odliczanie do długo wyczekiwanego pokazu. Emocje zespołu osiągają zenitu. Zero. Pierwsza kostka domina porusza kolejną i następuje proces odsłaniania się obrazu organizacji. Kostki przewracają się w ogromnym tempie, podobnym do tego, z jakim biją serca twórców ich ustawienia. Gdy ostatnia z nich opada na ziemię, wszyscy w głośnym zachwycie podziwiają misternie wykonaną realizację. Ogromna sala rozbrzmiewa odgłosem tysięcy klaszczących rąk. Słychać wiwaty. Wszyscy członkowie zespołu są poruszeni i szczęśliwi. To dla nich wielki dzień.  W zeszłym roku opuszczali to miejsce ze spuszczonymi głowami. W zeszłym roku połowa kostek domina nie rozłożyła się i położyła kres ich marzeniom o sukcesie. Jednak teraz jest inaczej, dzięki temu, że zrozumieli przyczynę i wprowadzili nowe rozwiązania. Małe zmiany, dzięki którym teraz mogą celebrować swoje zwycięstwo.

O autorze

Anna Malarz

Coach, trener biznesu, psycholog z dyplomem Uniwersytetu Warszawskiego.

Zobacz więcej