Lenistwo bycia zajętym i pięć stanów działania – Wstęp do zarządzania czasem i prawdziwej produktywności

Czym różnią się od siebie:

  • BYCIE PO PROSTU ZAJĘTYM
  • WYDAJNOŚĆ
  • EFEKTYWNOŚĆ
  • NIEPRODUKTYWNOŚĆ
  • PRODUKTYWNOŚĆ

Co dzień znajdujesz się bardziej w którymś z właśnie wymienionych pięciu stanów. Określają przestrzeń tego, czy i jak zbliżasz się do swoich celów. Namacalne doświadczenie różnicy, o którą pytam, jest najprawdopodobniej podstawą zarządzania czasem i zwiększania jakości pracy.
Ten artykuł może stać się inspiracją do praktycznego przyjrzenia się stylom surfowania po falach robienia tego, co powinno być dobrze zrobione.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której Zajęty cały dzień biega za pojawiającą się zewsząd pracą.
Być może próbuje wykonywać kilka zadań jednocześnie i przerywa sobie realizowaną czynność, bo – właśnie przyszło coś nowego. Czasem Zajęty budzi się godzinę później próbując zrozumieć dlaczego to, co pierwotnie miało zostać zrobione, dalej nie jest, a nowa sprawa też nie wygląda na ukończoną. Zawsze coś się dzieje, zawsze coś przykuwa uwagę. Wydaje się jakby jedna rzecz chciała naumyślnie przeszkodzić innej. Znajome?

Zajęty jest zazwyczaj bardzo ZAJĘTY. Nie ma czasu, a wciąż pojawiają się sprawy wołające – zajmij się mną! Potok jednej porywającej za sobą rzeczy za drugą – pogrążający w wiecznie przychodzącym czymś, co trzeba zrobić. Zbyt często właśnie tak wygląda dzień pracy. To zapracowanie.
Zajęty może być produktywny na niewielki ułamek swoich prawdziwych możliwości. To jednak jest dobrą wiadomością. Może pojawić się w nim ochota na opanowanie potoku codziennych działań. W efekcie może znacznie rozwinąć skuteczność kończenia tego, co ma być dobrze zrobione.

Produktywność i bycie po prostu zajętym to dwa światy. Nauka produktywności jest jak lekarstwo na chorobę bycia ciągle zajętym.

* * *

Czy warto przerywać kończenie tego, co teraz robisz? Rozproszenie uwagi prawdopodobnie nie jest twoim przyjacielem. Coś, co teraz krzyczy – zrób mnie – może za kilka chwil okazać się nie aż tak pilne lub w ogóle potrzebne.

Koncentracja jest twoim wielkim sprzymierzeńcem w pracy.

Koncentrację utrzymujesz dzięki nie-rozpraszaniu punktu, w który przykładasz swoją moc tworzenia i przetwarzania. To sztuka. Na pewno już z niej korzystasz i możesz ją świadomie rozwijać.

Ilość czasu i energii to dobra ograniczone. Co masz cenniejszego niż swoje czas i energię? Co wymaga większego szacunku? Co daje więcej owoców?

Robienie właściwych rzeczy jest twoim wielkim sprzymierzeńcem w pracy.

Zapotrzebowanie na czas nie czyni zadania istotnym. Duże zapotrzebowanie na czas nie czyni zadania bardzo istotnym.
Tarcza chroniąca przed niepotrzebnym działaniem (lub sposobem działania) opiera się na Twoich celach. Bez dobrej wiedzy dlaczego i po co warto coś zrobić, nie masz tarczy przeciw pojawiającym się zadaniom. Kluczowe pytania – dlaczego i po co warto to robić – pomogą ci w orientowaniu się, czy tak naprawdę warto robić to, co się pojawia.

Zauważ, że zawsze coś się pojawia. Chodząc za spostrzeżeniami, że coś można czy należy zrobić, niekoniecznie dojdziesz najefektywniej do celu. Nie dać się porwać potokowi przypadkowej pracy jest sztuką bycia nie-zapracowanym. To NIE BYCIE ZAJĘTYM jest wartością. Najprawdopodobniej możesz uzyskiwać znacznie więcej celów, pracując wyraźnie krócej, dzięki sztuce zarządzania czasem.

Z jakich elementów składa się sztuka produktywności, sztuka zarządzania czasem?

  • Umiejętnego definiowania celów i znajdowania najwydajniejszych dróg prowadzących do nich.
  • Określania naszych projektów i konkretnych działań, które należy teraz wykonać.
  • Korzystania z praw zarządzania czasem i zwiększania skuteczności w osiąganiu wymiernych efektów w działaniu.
  • Wykształcania pożądanych nawyków i kasowania negatywnych.
  • Strategii i taktyk tworzenia list do zrobienia i pracy z nimi w czasie rzeczywistym.
  • Korzystania z systemu, który optymalizuje dla nas (zbiera, organizuje, przypomina) to wszystko, co mamy zrobić, by nasz umysł był wolny dla tego jednego działania, na którym warto skoncentrować się właśnie tu i teraz.

Możesz być wydajniejszy – możesz się tego nauczyć dzięki specjalnym strategiom, taktykom i technikom. Jednocześnie produktywność nie jest robieniem rzeczy po prostu wydajnie. PRODUKTYWNOŚĆ to robienie właściwych rzeczy wydajnie! WYDAJNOŚĆ to robienie tego, co robisz biegle, czyli sprawnie. Jeśli jesteś sprawny, potrafisz wykonać coś ekonomicznie – dając rozsądną ilość wkładu (pieniędzy, ludzi, energii, materiałów, czasu), uzyskujesz dobrej jakości wynik. W tym miejscu pojawia się wielkie pytanie – czy to jest na pewno ten efekt, o który chodzi? Czy konkretnie chcesz uzyskać właśnie to, co uzyskujesz swoją pracą? Warto mieć tę refleksję stale przed oczami i jeśli efekt nie jest tym, jakiego pragniesz – zmienić sposób swojego działania.

Oczywiście, dobrze wiedzieć w którym dokładnie kierunku zmienić działanie. Korzystanie z tej wiedzy jest właśnie efektywnością.

Na potrzeby lepszego zrozumienia produktywności podkreślmy, że EFEKTYWNOŚĆ to osiąganie właściwych efektów. Właściwych rzeczy, właściwych celów. Nie da się tej sztuki przecenić i tak samo jak wydajności – można się jej nauczyć. Strategii, taktyk, technik i wskazówek, z których możesz skorzystać także jako pełnego systemu odciążającego Twoją pracę, pozwalającego ci mnożyć efekty rozsądnie skracając czas ich wykonania.

Zauważ złotą zależność produktywności:

PRODUKTYWNOŚĆ  =  EFEKTYWNOŚĆ  X  WYDAJNOŚĆ

Zauważ też, że z punktu widzenia produktywności to, co robisz jest o wiele ważniejsze niż to, jak to robisz.

Dla produktywności kluczowe jest zrozumienie celów i zdefiniowanie, które dokładnie działania prowadzą do nich najlepiej. Wydajność działania – jak to zrobić najsprawniej – nabiera znaczenia dopiero w kontekście właściwych działań.

Sprawdźmy dwa kontrastowe przykłady, by zobaczyć to wyraźniej.

Przykład A:
Wyobraźmy sobie, że Zapracowany nauczyłby się pracować z wyjątkowym skupieniem, stosował techniki rzeczywiście zwiększające wydajność przy nadzwyczajnie wprowadzonym systemie organizującym (wysoka wydajność). Wyobraźmy sobie, że robiłby jednak nie do końca to, co jest najważniejsze z punktu widzenia celów (niska efektywność). Stałby się Wydajnym. Czas i energia zostałyby poświęcone na rewelacyjne wykonanie pracy, która słabo lub wcale nie przybliżałaby go do celów – tutaj prawdopodobnie źle zdefiniowanych lub nie trzymanych w świadomości.
Nazwijmy mocne strony tej sytuacji właściwym wykonaniem pracy.

Przykład B:
Jeśli Zapracowany nauczyłby się wykrywać i definiować dokładnie to, co prowadzi do największej wartości względem jego celów (wysoka efektywność), ale wykonał pracę w sposób mało zaangażowany i niezorganizowany (niska wydajność), skończyłby z raczej powolnym i nie najlepszej jakości wykonaniem tego, co przywodzi go o kilka kroków bliżej do celów. Stałby się Efektywnym. Cele są bliżej, a właśnie o to chodzi.

Mocne strony tej sytuacji nazwijmy wykonaniem właściwej pracy.

Pełnią produktywności jest właściwe wykonanie właściwej pracy.
Dlaczego warto bardzo uważnie przyjrzeć się tej kwestii? Od jakości Twojej produktywności zależy praktycznie wszystko inne w twoim życiu. Wszystko, co potrzebujesz osiągnąć, podtrzymać lub porzucić. Nauka praktycznego wykorzystywania powyższego, wyglądającego być może na proste, stwierdzenia o pełni produktywności jest najprawdopodobniej kluczem do sukcesu Twojej pracy, życia osobistego i harmonii pomiędzy nimi.

Patrząc odwrotnie – NIEPRODUKTYWNOŚĆ to wykonywanie zadań, które nie przybliżają Ciebie do celów (stagnacja) lub odsuwają Ciebie od nich i/lub wykonywanie zadań niewydajnie. Brak świadomości co dokładnie doprowadzi Cię do celów i brak wprowadzania w życie wiedzy, jak wydajnie do nich iść – to przepis na bycie po prostu zajętym.

Bycie zajętym jest jak chodzenie po mieście to tu, to tam, zależnie od tego, gdzie nogi wiatr poniesie. Można się poważnie zmęczyć uzyskując niewiele. Wydajność jest jak korzystanie z samochodu do przemieszczania się ulicami. Teraz wszystko jest znacznie szybsze i wygodniejsze. Efektywność jest wzięciem w dłoń mapy z zaznaczonymi najszybszymi trasami do naszych miejsc docelowych. Produktywność jest jak jazda samochodem z nawigacją GPS.

Wybór sam się nasuwa. Najkorzystniej połączyć to, co najlepsze w Wydajnym z mocnymi cechami Efektywnego. Rozwinąć skrzydła jako Produktywny.

 

Rozwój w zarządzaniu czasem można sprowadzić do umiejętności jak najsprawniejszego poruszania się po dwóch obszarach:

1. Co tak naprawdę trzeba zrobić? Co tak naprawdę jest istotne? Co dokładnie przynosi wartość? Co tworzy największą różnicę? Także – czego nie robić, co nie jest istotne, co nie przynosi wartości, co nie będzie miało znaczenia jeśli zostanie skasowane? To przede wszystkim sztuka pozytywnej i negatywnej analizy według zasady Pareto.

2. Jak zrobić to najwydajniej? Strategie, taktyki, techniki, wskazówki i cały zintegrowany z konkretnymi potrzebami system. Poznane i zastosowane pozwalają zarządzać wyborami dokonywanymi w czasie, organizować najlepszej jakości wykonanie działań i stale odciążać umysł, by robił w pełnym skupieniu to, co potrafi najlepiej – tworzył i przetwarzał właśnie tutaj i właśnie teraz.
W tej kolejności.

Skupienie uwagi, czasu i energii na działaniu prowadzącym do właściwego efektu najpierw (efektywność), a skuteczność i biegłość wykonania w drugiej kolejności (wydajność).
Tak wygląda najwyższy poziom zrozumienia pełnego cyklu produktywności – serca zarządzania czasem.

Jeśli chcesz, by rozwój produktywności Twojej pracy był całkowity, wtedy oczywiście powinieneś przemyśleć zintegrowaną naukę surfowania po wodach obu obszarów.

Możesz świadomie rozwijać zarządzanie swoimi działaniami w czasie na podstawie najlepszych praktyk obu obszarów. Jeśli jeszcze nie zdobyłeś konkretnej wiedzy JAK (strategie, taktyki, techniki, wskazówki, system), najłatwiej zacząć od obserwacji samego siebie. Co różni momenty twojego najlepszego działania od tych najgorszych? Co sprawia, że jesteś czasem wybitnie wydajny x efektywny? Przypatrz się sobie uważnie, daj sobie czas, wyciągnij wnioski i krok po kroku modyfikuj zachowanie, ucząc się od produktywniejszej części siebie.

Bycie produktywnym oszczędza Twój czas, który możesz przeznaczyć na cokolwiek chcesz, łącznie z większą ilością produktywnego działania. Większa produktywność to pełniejsza możliwość wybierania, co chcesz zrobić i pełniejsze osiąganie.

Na koniec pokażę Ci proste i niezwykle potężne narzędzie-pytanie, którym możesz znacznie zwiększyć jakość pracy.

Zobacz jak zmienia się to, co osiągasz, gdy szczerze pytasz siebie kilka razy w trakcie dnia:
Jestem teraz produktywny (przybliżam się do celów), czy wymyślam pracę, by unikać tego, co naprawdę powinienem robić? Co wolę?

Sztuka zarządzania czasem, czyli sztuka produktywności chroni ciebie poprzez świadomą wydajną efektywność przed najgorszego rodzaju lenistwem – lenistwem bycia po prostu zajętym.

O autorze

Adam Namysłowski

Trener biznesu, mówca motywacyjny, psycholog społeczny z dyplomem SWPS, najlepszy trener Pulsu Biznesu za rok 2014 wg uczestników szkoleń.

Zobacz więcej