Sekretariat jest miejscem, od którego najczęściej Klient zaczyna kontakt z firmą.

Tu też krzyżują się drogi wszystkich pracowników, współpracowników, dostawców i innych kontrahentów firmy.

Właściwa praca sekretariatu wpływa na jakość zarządzania przepływem informacji, ma też ogromny wpływ na kulturę organizacyjną firmy, wspiera szefa i wszystkich pracowników w realizacji ich zadań.

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Rola sekretariatu w kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy:
jak wzmocnić efekt pierwszego wrażenia
wykorzystanie mechanizmów, które rządzą percepcją klientów:
- generalizacja
- kształtowanie obrazu na podstawie szczegółu (ukryte teorie osobowości)
budowanie profesjonalnego wizerunku służbowego

2. Modele pracy sekretariatu – zasady stosowania w różnych warunkach organizacyjnych:
model asystencki
model recepcyjny

3. Organizacja pracy w sekretariacie:
najbliższe otoczenie, czyli rola dobrej organizacji w przestrzeni
zasady organizowania spotkań w firmie, wyjazdów służbowych, konferencji

4. Efektywny i skuteczny obieg informacji w firmie:
zasady i procedury obiegu pism
dobrze zorganizowana kancelaria przyda się i w małej firmie...
szata graficzna pism, czyli jak Cię widzą tak....
właściwe formy korespondencji elektronicznej – to podstawa w dzisiejszych czasach
klasyfikowanie i układ informacji, czyli jak w kilka sekund docierać do potrzebnej informacji sprzed miesięcy
tworzenie procedur wewnętrznych, czyli po pierwsze zrób porządek....

5. Skuteczne zarządzanie sobą w czasie:
pozytywne nawyki osób efektywnych
błędy i negatywne nawyki („mielizny”, „wyważanie otwartych drzwi” , itp.) oraz sposoby radzenia sobie z nimi
kaizen, czyli sztuka małych kroków w służbie sekretariatu

6. Uprzejma stanowczość, czyli tworzenie przyjaznej atmosfery kontaktów międzyludzkich z poszanowaniem granic (swoich i cudzych):
klarowna komunikacja werbalna
właściwe odczytywanie i skuteczne kierowanie komunikacją niewerbalną
zastosowanie asertywności w kontaktach z klientami i współpracownikami oraz.... szefem (z korzyścią dla wszystkich!)
przestrzeń osobista i jasne stawianie granic
adekwatna ocena własnych potrzeb i oczekiwań
zwiększanie poczucia własnej wartości i kształtowanie pożądanych postaw otoczenia
właściwe odczytanie i kierunkowanie oczekiwań oraz potrzeb współpracowników i klientów

7. Kontakt telefoniczny:
planowanie i organizowanie rozmów
podtrzymywanie kontaktu z rozmówcą
jak grzecznie zakończyć zbyt długą rozmowę
komunikacja werbalna i niewerbalna (tak!) w rozmowie telefonicznej i telekonferencji

8. Przeciwdziałanie manipulacji w kontaktach międzyludzkich:
techniki wpływu wykorzystywane przy zdobywaniu informacji poufnych
zachowanie w sytuacji nacisku

9. Zarządzanie emocjami i stresem:
opanowanie stresu i spokojna komunikacja w sytuacji trudnej
sztuka zachowania dobrego samopoczucia i pozytywnego nastawienia pomimo trudności.

Trener prowadzący szkolenie: Robert Bartoszewski

Opiekun szkolenia:

Sylwia Piętka